Quando utilizziamo per la prima volta un assistente di intelligenza artificiale, è naturale comportarsi come faremmo con un motore di ricerca: facciamo una domanda, leggiamo la risposta e terminiamo il dialogo. Se però il risultato appare troppo generico, incompleto o poco adatto al problema che vogliamo risolvere, siamo facilmente portati a concludere che lo strumento non sia in grado di offrirci un aiuto concreto.
In realtà possiamo continuare la conversazione e migliorare progressivamente il risultato! Questo modo di lavorare è possibile perché MIA tiene conto di ciò che è già stato detto nella conversazione. Se quindi vogliamo approfondire o modificare una risposta, è preferibile continuare nello stesso dialogo anziché aprire ogni volta una nuova conversazione e riscrivere il problema dall’inizio. Vediamo come!
MIA, a differenza delle altre AI, è allenata direttamente dal patrimonio editoriale di Maggioli Editore, riesce a risponderti perché è specializzata nel tuo lavoro!
Indice
La prima risposta come punto di partenza
La prima risposta non deve essere necessariamente quella definitiva. Possiamo utilizzarla come punto di partenza per aggiungere informazioni, precisare meglio il problema, chiedere un approfondimento oppure indicare in quale forma vogliamo ricevere il risultato.
Questo modo di procedere viene chiamato iterazione. Il termine può sembrare tecnico, ma il concetto è molto semplice: significa costruire la risposta attraverso più passaggi successivi.
Possiamo immaginarlo così:
domanda → risposta → valutazione → nuova indicazione → risposta più precisa. È un po’ quello che accade quando chiediamo aiuto a un collega. Gli esponiamo inizialmente il problema; se ci accorgiamo che manca un’informazione, la aggiungiamo; se una parte della risposta non ci è chiara, chiediamo di approfondirla;
se abbiamo bisogno di qualcosa di più concreto, spieghiamo esattamente che cosa ci serve.
Lo stesso metodo può essere utilizzato con MIA.
A questo punto, però, non dobbiamo limitarci a leggere il risultato. Conviene chiederci: che cosa manca per rendere questa risposta realmente utile nel mio caso?
Potrebbe mancare un elemento importante della situazione concreta. La risposta potrebbe essere corretta, ma troppo teorica. Potremmo avere bisogno di conoscere i termini del procedimento, gli adempimenti da svolgere e il loro ordine, oppure i riferimenti normativi sui quali si basa la conclusione. Il contenuto potrebbe essere già sufficiente, ma non presentato nella forma che ci serve. In questo caso possiamo chiedere a MIA di trasformarlo, ad esempio, in una checklist, in una tabella o nella bozza di una comunicazione.
È da questa valutazione che nasce il messaggio successivo.
Tema, contesto, risultato
Per utilizzare questo metodo può essere utile ricordare tre parole: tema, contesto, risultato.
Il tema è il problema che vogliamo affrontare. Possiamo iniziare formulando la domanda anche in modo semplice, senza preoccuparci di inserire immediatamente ogni possibile dettaglio.
Il contesto comprende invece tutte quelle informazioni che MIA non può conoscere se non siamo noi a fornirgliele. Possiamo quindi precisare che cosa è accaduto, quali soggetti sono coinvolti, quale ruolo svolgiamo, quali documenti abbiamo a disposizione oppure quale decisione dobbiamo assumere.
Il risultato, infine, è ciò che vogliamo concretamente ottenere dall’assistente.
Potremmo aver bisogno di una spiegazione, di una sequenza di attività da svolgere, di una checklist, di una tabella comparativa, di una bozza di comunicazione oppure di un approfondimento dei riferimenti normativi.
Non è necessario fornire sempre tema, contesto e risultato in un unico messaggio.
Possiamo aggiungere queste informazioni progressivamente, man mano che la conversazione procede.
Il principio da ricordare è semplice: non dobbiamo necessariamente ottenere la risposta perfetta al primo tentativo. Possiamo costruirla insieme all’assistente, un passaggio alla volta. Partiamo dal tema, aggiungiamo il contesto e definiamo sempre meglio il risultato che vogliamo ottenere. È proprio attraverso questo dialogo progressivo che una prima risposta, magari ancora generale, può trasformarsi in uno strumento realmente utile per affrontare il caso concreto.
Se quindi vogliamo approfondire o modificare una risposta, è preferibile continuare nello stesso dialogo anziché aprire ogni volta una nuova conversazione e riscrivere il problema dall’inizio. Possiamo, ad esempio, partire con una domanda generale e, dopo aver letto la risposta, aggiungere:
“Nel mio caso, però, è presente anche questa circostanza…” Se abbiamo bisogno di una risposta più operativa, possiamo proseguire: “Indicami adesso, nell’ordine, gli adempimenti che deve svolgere il Comune.”
Possiamo poi chiedere:
“Per ogni passaggio indicami il relativo riferimento normativo.” E, una volta ottenuta la spiegazione:
“Trasforma la risposta in una checklist che posso utilizzare durante il procedimento.”
Se invece abbiamo un dubbio sulla conclusione raggiunta, possiamo chiedere:
“Controlla nuovamente la conclusione tenendo conto di questa disposizione …”
Oppure, più semplicemente:
“Approfondisci questo punto.”
Sono richieste molto brevi. Non occorre quindi scrivere ogni volta un nuovo prompt complesso. È sufficiente spiegare a MIA che cosa vogliamo aggiungere, modificare o approfondire rispetto alla risposta precedente.
Il prompt della settimana
Vediamo concretamente come funziona il metodo che abbiamo analizzato.
Immaginiamo di dover gestire una richiesta di accesso civico documentale relativamente ad una pratica anagrafica e di utilizzare MIA come supporto nell’inquadramento della questione.
Primo scambio: partire dal problema
Potremmo iniziare semplicemente chiedendo:
«Ho ricevuto una richiesta di accesso documentale a norma degli articoli 22 e seguenti della legge n. 241/1990. Ti chiedo di inquadrarmi la problematica e di fornire istruzioni su come gestire la procedura?»
Una domanda di questo tipo contiene poche informazioni. A questo punto dobbiamo chiederci: che cosa deve sapere MIA per poterci aiutare nel caso concreto?
Secondo scambio: aggiungere contesto e metodo
Proseguiamo allora nella stessa conversazione:
«In particolare un cittadino, essendo venuto a conoscenza di un procedimento di verifica anagrafica a suo carico, ha chiesto di accedere al documento con cui è stata inviata la segnalazione che ha dato avvio agli accertamenti. Come devo procedere?»
Inseriamo anche questa nota di metodo, in modo da avere una risposta che possa farci capire il ragionamento seguito da MIA:
“Organizza la risposta in sezioni numerate. Distingui chiaramente ciò che deriva direttamente dalla normativa da ciò che costituisce una valutazione da effettuare in relazione al caso concreto.»
Ora la richiesta è profondamente diversa. Non stiamo più chiedendo una spiegazione astratta dell’istituto. Abbiamo fornito all’assistente una situazione sulla quale ragionare.
Così facendo infatti MIA si trova a ragionare sul caso specifico, assumendo una posizione interpretativa netta e trasformando la risposta in indicazioni operative per l’ufficiale d’anagrafe.
Terzo scambio: decidere la forma dell’output
A questo punto possiamo però fare un ulteriore passo. Una spiegazione giuridicamente articolata può essere utile per comprendere la questione, ma non essere ancora il formato più comodo per gestire materialmente il procedimento.
Possiamo quindi chiedere:
«Adesso trasforma la risposta in una sequenza di azioni numerate che possa seguire passo dopo passo. Per ogni attività indica il termine e il relativo riferimento normativo. Al termine prepara anche uno schema di provvedimento di diniego, adeguatamente motivato.»
Abbiamo appena compiuto un’operazione importante: non abbiamo chiesto nuove informazioni, ma abbiamo chiesto di riorganizzare quelle disponibili in funzione del nostro lavoro.
Ed è uno degli utilizzi più interessanti dell’intelligenza artificiale in ambito professionale. Lo stesso contenuto può essere trasformato, a seconda delle necessità, in una spiegazione, una checklist, una tabella, una cronologia degli adempimenti, uno schema decisionale o una bozza sulla quale lavorare.
L’iterazione non sostituisce la verifica
C’è però un punto essenziale da tenere presente. Una risposta più dettagliata non è automaticamente una risposta più corretta. L’iterazione permette di ottenere un output più pertinente, meglio organizzato e più vicino alle nostre esigenze, ma non elimina la necessità di verificare le informazioni sulle fonti normative, giurisprudenziali e documentali pertinenti.
Questo aspetto diventa particolarmente importante quando utilizziamo l’intelligenza artificiale in ambiti professionali nei quali una disposizione modificata, una circolare recente o un diverso orientamento interpretativo possono cambiare la soluzione del caso. Proprio qui assume particolare valore l’utilizzo di MIA all’interno di un ecosistema editoriale specialistico: l’assistente può aiutarci a individuare il problema, organizzare le informazioni e costruire il percorso di analisi; le fonti e i contenuti specialistici consentono di controllare e approfondire ciò che realmente conta ai fini della decisione.
L’IA, in questa prospettiva, non deve essere utilizzata come un’autorità alla quale delegare la decisione, ma come uno strumento con cui sviluppare più rapidamente e ordinatamente il ragionamento.
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