DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA - Legalizzazione documenti

Cosa si intende per "legalizzazione"? Chi può richiederla? Come si fa?

Riportiamo un approfondimento dal sito della Prefettura- UTG di La Spezia:

La “Legalizzazione” consiste nell’attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie ed estratti), nonché dell’autenticità della firma stessa (art. 1, comma 1, lettera l), D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445). Essa serve, quindi, a provare l’esistenza del documento straniero nel momento in cui questo diventa rilevante per l’ordinamento italiano. La legalizzazione non certifica il contenuto dell’atto e la sua legittimità.
La Prefettura – Ufficio Territoriale del Governo provvede, per delega del Ministero degli Affari Esteri, alla legalizzazione delle firme su documenti da e per l’estero.

La Prefettura-U.T.G. legalizza:
atti e documenti formati in Italia affinché abbiano valore all’estero;
atti e documenti formati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, affinché abbiano valore in Italia (art. 33, comma 4, D.P.R. n. 445/2000).

NOTA BENE:
Legalizzazione (e Apostille) si applicano solo agli atti e documenti pubblici, come definiti dalla normativa nazionale e internazionale: non possono dunque essere legalizzati (o apostillati) atti e documenti privati se non preventivamente sottoposti ad una trasformazione in atti e documenti pubblici, nei modi consentiti dalla legge (autentica, copia conforme);
La normativa vigente consente la legalizzazione esclusiva di atti e documenti con firma originale e non è permessa la legalizzazione di atti e documenti firmati digitalmente.

ATTENZIONE
La legalizzazione degli atti firmati dai Notai, dai Funzionari di Cancelleria e dagli Ufficiali Giudiziari è di competenza della Procura della Repubblica;
La legalizzazione di atti e documenti formati all’estero e da valere in Italia deve essere effettuata dalla rappresentanza diplomatica o consolare italiana presente nel Paese che ha redatto il documento (art.33, comma 2, D.P.R. n. 445/2000). Agli atti così redatti in lingua straniera, deve essere allegata una traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore ufficiale (art.33, comma 3, D.P.R. n. 445/2000), fatte salve le esenzioni dall’obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali;
La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati dalle seguenti Ambasciate e/o Consolati aderenti alla Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968 (cfr. (art. 33, ultimo comma, D.P.R. n. 445/2000): Austria, Grecia, Malta, Portogallo, Svezia, Cipro, Irlanda, Norvegia, Regno Unito, Svizzera, Francia, Liechtenstein, Paesi Bassi, Repubblica Ceca, Turchia, Germania, Lussemburgo, Polonia, Federazione Russa, Moldavia, Romania, Belgio, Estonia e Spagna;
Esistono infine accordi internazionali e normative più favorevoli, che eliminano anche la formalità della legalizzazione o dell’Apostille e che sono validi solo fra gli Stati aderenti (con le relative decorrenze). Tra questi, si citano:
a) la Convenzione di Vienna del 8 settembre 1976, ratificata dall’Italia con legge 21 dicembre 1978, n.870, secondo cui è possibile il rilascio di estratti plurilingue per provare la data e il luogo di nascita, il matrimonio e la morte, senza necessità di traduzione. Gli estratti devono essere accettati nel territorio di ciascuno degli Stati aderenti alla Convenzione stessa senza legalizzazione o formalità equivalenti. Gli Stati che attualmente hanno aderito alla Convenzione di Vienna sono: Austria, Belgio, Bosnia-Herzegovina, Croazia, Francia, Germania, Italia, Lussemburgo, Macedonia, Moldavia, Montenegro, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Serbia, Slovenia, Spagna, Svizzera e Turchia;
b) la Convenzione di Atene del 15 settembre 1977 (Stati aderenti: Austria, Francia, Grecia, Italia, Lussemburgo, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Spagna, Turchia), per cui dal 28 marzo 2003 sono esenti da legalizzazione anche gli atti rilasciati dalla Polonia. Ulteriori informazioni possono essere reperite al seguente link: https://www.eda.admin.ch/eda/fr/dfae/politique-exterieure/droit-international-public/traites-internationaux/depositaire/etat-civil/convention-portant-dispense-de-legalisation-pour-certains-actes-et-documents.html;
c) Regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 6 luglio 2016, prevede, per tutti gli Stati dell’Unione europea l’esenzione (dal 16.02.2019) dalla legalizzazione e Apostille (art. 2, comma 1) di tutta una serie di documenti pubblici, in ambito comunitario, oltre a semplificazioni ulteriori in materia di copie autentiche e traduzioni (principalmente attraverso moduli standard opzionali multilingue).

APOSTILLE
I documenti formati o da valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 (è possibile consultare l’elenco dei Paesi aderenti al seguente link: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41) devono essere sottoposti alla formalità della postilla c.d. “Apostille”, in luogo della legalizzazione.
L’Apostille costituisce una speciale attestazione, che deve essere strettamente conforme al modello prevista dalla citata Convenzione dell’Aja (di solito apposta sotto forma di timbro, foglio allegato, adesivo o altro ancora, purché materialmente congiunto materiale con l’atto o documento), che ha la funzione di attestare la veridicità della sottoscrizione e della qualifica legale del pubblico ufficiale straniero che ha rilasciato il documento, nonché l’autenticità del sigillo o del timbro apposto sull’atto. Come detto, è valida solo fra gli Stati aderenti alla predetta Convenzione.

Chi può fare la richiesta:
Tutti i cittadini italiani o stranieri che devono far valere un documento italiano all’estero.
Tutti i cittadini italiani o stranieri che devono far valere un documento consolare estero in Italia.

Cosa fare
L’interessato o altra persona delegata può presentare e/o ritirare la documentazione da legalizzare direttamente in Prefettura.
E’ possibile trasmettere per posta il documento avendo cura di indicare l’indirizzo al quale il documento dovrà essere restituito.

Documentazione richiesta:
L’atto da legalizzare e gli eventuali allegati. I documenti da legalizzare, se redatti in lingua straniera, devono essere accompagnati dalla loro traduzione in lingua italiana, certificata come conforme al testo straniero (art.33, comma 3, D.P.R. n. 445/2000).
Gli atti ed i documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare presente in Italia, che devono valere in Italia, sono soggetti all’imposta di bollo (€ 16,00), salvo i casi previsti dalle convenzioni internazionali vigenti o formati da ambasciate e consolati di Paesi appartenenti all’Unione Europea. La marca da bollo (€ 16,00) va presentata allo sportello insieme all’atto da legalizzare.
Le circoscrizioni consolari estere in Italia possono essere consultate al seguente link:
https://www.esteri.it/mae/it/servizi/imprese/rappresentanze-straniere.
La riconsegna degli atti e documenti avviene in breve tempo, compatibilmente con la mole documentale, l’afflusso di pubblico e la necessità di acquisire gli specimen di firma necessari, e comunque entro trenta giorni. Tali termini, in definitiva, possono essere sospesi per l’acquisizione di informazioni o di certificazioni relative a fatti, stati o qualità non attestati in documenti già in possesso dell’amministrazione stessa o non direttamente acquisibili presso altre pubbliche amministrazioni (art. 2, comma 7, legge n. 241/1990) ovvero per la necessità di acquisire gli specimen di firma necessari.

Riferimenti normativi:
D.P.R. 28/12/2000, n. 445 (“Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”);
D.P.R. 3/11/2000, n. 396 (Regolamento per la revisione e semplificazione dell’ordinamento dello Stato civile)
Convenzione di Atene del 15 settembre 1977 (“Convenzione sulla dispensa dalla legalizzazione per taluni atti e documenti”
Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 (“Convenzione riguardante l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri”, ratificata con Legge 20 dicembre 1966, n. 1253);
Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968 (“Convenzione europea sulla soppressione della legalizzazione di atti compilati dagli agenti diplomatici o consolari”);
Convenzione di Vienna del 8 settembre 1976 (“Convenzione relativa al rilascio di estratti plurilingue di atti di stato civile”);
Regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 6 luglio 2016, che promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell’Unione europea e che modifica il regolamento (UE) n. 1024/2012.

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