La chiusura annuale dei registri dello stato civile rappresenta un adempimento legato alla tenuta dei registri cartacei e previsto dall’art. 32 del R.D. 1238/1939. Con l’avvento dell’ANSC e dei registri elettronici potrebbe apparire un’operazione non più attuale; tuttavia, si tratta di un obbligo che continua a sussistere finché resta vigente l’attuale ordinamento dello stato civile.
I Comuni subentrati in ANSC devono quindi continuare a procedere alla chiusura dei registri elettronici (tramite WebApp) e del registro di emergenza.
La chiusura dei registri elettronici
Nel sistema ANSC, il registro digitale è unico e comprende tutti gli atti di stato civile formati dal Comune. L’apertura del registro avviene automaticamente con la formazione del primo atto dell’anno, mentre la chiusura è collegata all’ultimo atto registrato entro il 31 dicembre.
Nei primi giorni dell’anno successivo il sistema genera il verbale di chiusura del registro, che viene notificato al Comune e deve essere sottoscritto dall’Ufficiale dello stato civile mediante firma elettronica qualificata remota. Tale passaggio, pur svolgendosi interamente in ambiente digitale, conserva pienamente il valore giuridico della chiusura annuale, sostituendo le operazioni materiali previste per i registri cartacei.
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