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ACCESSO AGLI ATTI E PRIVACY - Procedimento di accesso documentale: domande e risposte

a cura del nostro esperto William Damiani

1. Come si esercita il diritto di accesso documentale?
L’articolo 25 della legge 7 agosto 1990, n. 241 prevede che il diritto di accesso ai documenti amministrativi si esercita mediante esame ed estrazione di copia: la visione del documento è gratuita; il rilascio di copia invece è subordinato soltanto al rimborso del costo di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonché i diritti di ricerca e di visura.

2. Chi è il responsabile del procedimento di accesso?
Il responsabile del procedimento di accesso è il dirigente, il funzionario preposto all’unità organizzativa o altro dipendente addetto all’unità competente a formare il documento o a detenerlo stabilmente.

3. L’istanza di accesso ai documenti amministrativi è soggetta all’imposta di bollo?
L’Agenzia delle entrate nella risoluzione n. 151/E del 4 ottobre 2001 ha affermato che non è soggetta all’imposta di bollo l’istanza di accesso ai documenti amministrativi non solo quand’essa è finalizzata all’esame degli atti, ma anche nel caso in cui il soggetto che vi abbia interesse chiede copia semplice dei documenti amministrativi. Viceversa l’imposta è dovuta sia sulla richiesta scritta sia sulla copia, quando quest’ultima venga rilasciata in forma autenticata.

4. Quale deve essere il contenuto dell’istanza di accesso?
L’istanza deve specificare:
– l’identità del richiedente e, ove occorra, i propri poteri di rappresentanza del soggetto interessato;
– gli estremi del documento oggetto della richiesta ovvero gli elementi che ne consentano l’individuazione;
– la motivazione e l’interesse giuridico alla base della richiesta.
L’articolo 5, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 12 aprile 2006, n. 184 prevede che “Il richiedente deve indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta ovvero gli elementi che ne consentano l’individuazione (…)”.

5. È sempre necessaria la notifica ai controinteressati?
La Pubblica Amministrazione cui è indirizzata la richiesta di accesso, se individua soggetti controinteressati, è tenuta a dare comunicazione agli stessi, con l’invio della stessa mediante posta elettronica certificata al domicilio digitale del cittadino registrato sull’INAD. In mancanza la comunicazione dovrà avvenire con le modalità tradizionali quali la raccomandata con avviso di ricevimento o la notifica tramite messi comunali. I soggetti controinteressati sono tutti i soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall’esercizio dell’accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza.

6. Entro quanto tempo deve concludersi il procedimento di accesso?
Il procedimento deve concludersi entro 30 (trenta) giorni dalla presentazione della richiesta (fatta salva l’ipotesi dell’interruzione), con l’accoglimento della medesima o con un provvedimento motivato di rifiuto, di differimento o di limitazione dell’accesso qualora ricorrano i casi e nei limiti stabiliti dall’articolo 24 della legge n. 241/1990.

7. La pubblica amministrazione può interrompere i termini di conclusione del procedimento?
L’articolo 6 del decreto del Presidente della Repubblica n. 184/2006 prevede al quinto comma l’interruzione del procedimento nel caso in cui la richiesta di accesso sia irregolare o incompleta. In questo caso l’amministrazione è tenuta a darne comunicazione entro dieci giorni al richiedente. Il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta corretta.

8. Cosa deve contenere l’eventuale atto di accoglimento dell’istanza di accesso?
L’atto di accoglimento della richiesta di accesso contiene l’indicazione dell’ufficio presso cui rivolgersi, nonché di un congruo periodo di tempo, comunque non inferiore a quindici giorni, per prendere visione dei documenti o per ottenerne copia. L’accoglimento della richiesta di accesso a un documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri documenti nello stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, fatte salve le eccezioni di legge o di regolamento.

9. La mancata risposta entro 30 giorni equivale ad accoglimento o a rigetto dell’istanza?
Decorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta, senza che l’amministrazione abbia comunicato nulla, l’istanza si intende respinta (silenzio rigetto).

10. Quali sono i rimedi contro il diniego o il differimento?
Nei casi di diniego dell’accesso, espresso o tacito, o di differimento dello stesso, il richiedente può presentare ricorso al tribunale amministrativo regionale competente oppure può chiedere, nello stesso termine al difensore civico regionale che sia riesaminata la suddetta determinazione.
Se il difensore civico regionale ritiene illegittimo il diniego o il differimento, ne informa il richiedente e lo comunica all’amministrazione. Se questa non emana il provvedimento confermativo motivato entro trenta giorni dal ricevimento della comunicazione del difensore civico, l’accesso è consentito.

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